Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Informativa privacy — Portale Novartis e app «OJM For Novartis»
Ultimo aggiornamento: 14 ottobre 2026
1. Titolare del trattamento
OPENJOBMETIS S.p.A. — Via Marsala, 40/C, 21013 Gallarate (VA) — Tel. +39 0331 211501 — P.IVA 13343690155.
Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è contattabile all'indirizzo privacyofficer@openjob.it.
2. A chi si rivolge
- Lavoratori somministrati da Openjobmetis presso Novartis, che usano l'app o i link SMS per timbrare e firmare i contratti;
- referenti di Novartis, che consultano e approvano le presenze e firmano i contratti delle sedi assegnate;
- personale Openjobmetis che gestisce il servizio.
3. Dati trattati
- Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, email, numero di cellulare;
- dati del rapporto di lavoro: missioni, sedi, mansione, contratti e documenti firmati elettronicamente;
- timbrature: data, ora, tipo (entrata/uscita), sede ed eventuale posizione al momento della timbratura (vedi punto 4);
- dati tecnici: identificativo del dispositivo per le notifiche, dati di accesso e di sicurezza (log).
4. Geolocalizzazione: solo al momento della timbratura
- La posizione viene rilevata una sola volta, nell'istante in cui il lavoratore preme «Timbra» nell'app o nella pagina aperta dal link SMS.
- Non effettuiamo alcun tracciamento continuo o in background: l'app non legge la posizione quando è chiusa, in sottofondo o tra una timbratura e l'altra, e non ricostruisce percorsi o spostamenti.
- La posizione serve esclusivamente a registrare il luogo della timbratura e a verificarne la distanza dalla sede di lavoro.
- Non è usata per profilazione, pubblicità, valutazioni della prestazione o altre finalità, e non è ceduta a terzi.
- Il permesso è facoltativo: se viene negato, la timbratura è registrata comunque, senza posizione.
- Il dato è visibile solo al personale Openjobmetis autorizzato e ai referenti Novartis della sede interessata.
5. Finalità e basi giuridiche
- Rilevazione e approvazione delle presenze, gestione del rapporto di lavoro in somministrazione — esecuzione del contratto e obblighi di legge (art. 6.1 b e c GDPR);
- firma elettronica avanzata dei contratti — esecuzione del contratto e obblighi di legge;
- invio di SMS, email e notifiche di servizio (link di timbratura, promemoria, documenti da firmare) — esecuzione del contratto;
- sicurezza del servizio e prevenzione di abusi — legittimo interesse del Titolare (art. 6.1 f GDPR).
Il trattamento rispetta l'art. 4 della L. 300/1970 (Statuto dei lavoratori): i dati non sono usati per il controllo a distanza dell'attività lavorativa.
6. Fornitori che trattano i dati per nostro conto
I dati sono trattati da fornitori nominati Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), esclusivamente per erogare il servizio:
- EasyBox — anagrafiche, contratti e firma elettronica avanzata;
- Twilio — invio degli SMS;
- Resend — invio delle email di servizio;
- Google Firebase — invio delle notifiche push;
- fornitore dell'infrastruttura cloud che ospita il portale e il database;
- Microsoft — accesso aziendale del personale Openjobmetis.
Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza o delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea. I dati sono inoltre accessibili a Novartis, utilizzatore della somministrazione, limitatamente alle sedi di competenza.
7. Conservazione
- Timbrature e relativa posizione: per la durata del rapporto di lavoro e per i successivi 5 anni, come previsto per la documentazione del rapporto di lavoro;
- contratti e documenti firmati: per 10 anni dalla cessazione del rapporto;
- link SMS di timbratura: validi solo per la giornata, conservati in forma cifrata non reversibile;
- identificativi del dispositivo per le notifiche: fino all'uscita dall'app o alla disattivazione dell'account;
- log di sicurezza: non oltre 12 mesi.
8. Sicurezza
Le comunicazioni sono cifrate (HTTPS). L'accesso è personale e ciascun utente vede solo i dati di propria competenza. I link SMS sono personali, monouso e validi un solo giorno.
9. Diritti dell'interessato
Puoi chiedere in ogni momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opporti al trattamento (artt. 15–22 GDPR) scrivendo a privacyofficer@openjob.it. Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Il permesso di posizione e le notifiche possono essere revocati in qualsiasi momento dalle impostazioni del telefono.
10. Modifiche
La presente informativa può essere aggiornata; la versione in vigore è sempre pubblicata a questo indirizzo.